Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. Sistem informasi terdiri dari elemenelemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan,yaitu instruksi untuk pemakai,instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran),peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a .Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b .Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c .Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuksetiap aplikasi.
5. Basis data File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.
6. Jaringan computer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabelkabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data. Tepatlah kiranya saya sampaikan pemikiran ini bagi rekan-rekan dan bapak-ibu sekalian khususnya yang sedang berkesempatan mengatur suatu organisasi atau manajemen, dimanapun; bisa di perusahaan, sekolah,perguruan tinggi, lembaga, organisasi dan institusi lain.teknologi informasi sudah lazim digunakan dimana-mana, mulai bangun tidur dipagi hari kita sudah disajikan alarm dari hp (handphone) kita, hingga jadwal meeting sekaligus tercatat dan mengingatkan pemiliknya. tren teknologi informasi saat ini sudah berbasis jaringan internet dan semua terakses tanpa batas waktu dan ruang. implementasi system informasi berbasis teknologi informasi dalam bidang tertentu juga sudah sangat tertinggal apabila hanya sekedar membuat otomatis tetapi belum dapat bersinergi antara suatu sub sistem informasi dengan sub sistem informasi lainnya. analoginya seperti halnya kita sehari-hari dirumah tidak akan dapat hidup tanpa berkomunikasi dengan lingkungan. (biasa hal ini dalam teknologi informasi dikenal dengan enterprise system yang terintegrasi). apabila kerangka pikir pengguna di level manajemen atas dan menengah sudah berusaha untuk ideal dalam mewujudkan sistem informasi yang saling bersinergi tentunya pengembangan-pengembangan sistem di institusinya Salah satu kendala utama yang disampaikan penentu kebijakan dalam mewujudkan sistem yang sering penulis jumpai adalah beaya pengembangan sistem dan pegadaan infrastrukturnya. Namun seringkali kendala ini tidak mendapatkan solusi yang tepat apabila dihadapkan dengan kebutuhan dan regulasi yang mensyaratkan penggunaan sistem informasi. Sebagai langkah praktis untuk mewujudkan pengadaan sistem dengan membuat sistem informasi tanpa perencanaan desain dan proyeksi kebutuhan jangka panjang. Biasanya sistem hanya dibangun dengan pertimbangan merubah pekerjaan manual menjadi otomatis dengan biaya murah. Bahkan sering dijumpai juga menggunakan sistem informasi yang bersifat retail untuk suatu instansi yang seharusnya perlu mengakomodir kebijakan-kebijakan manajemen lokal sehingga memaksa kebijakan atau peraturan lokal tersebut hilang karena merujuk software yang baru yang sebenarnya tidak cocok.merujuk pada tulisan oleh Bpak Priyo tentang SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN TERPADU ,dalam pembahasan untuk sistem lain tidak terlalu jauh beda. Hal penting yang harus dipertimbangkandalam merumuskan konsep dan memilih sistem informasi berbasis teknologi informasi antara lain:
1. Disain manajemen sistem informasi berorientasi saat ini dan kedepan. Disain sistem merupakan kerangka dari arah perjalanan suatu manajeme. apabila disain tidak tepat sistem akan menjadi sia-sia dan cepat kadaluarsa.
2. Sesuai dengan jenis manajemen yang sedang atau akan dikembangkan. kesesuaian antara jenis manajemen dan sistem yang dikembangkan mutlak diperlukan agar tidak ada fasilitas dari sistem baru yang tidak berguna dan semua dapat mengakomodir manajemen yang ada.
3. Kesiapan sumber daya manusia ditingkat operator dan manajemen. Kesiapan disini lebih ditekankan pada penerimaan SDM untuk bersama-sama dengan manajemen mengembangkan insitusinya. Karena SDM pertama yang akan mengoperasionalkan sistem adalah dari internal institusi sendiri.
4. Kesiapan kebijakan pendukung dan anggaran biaya dari sisi manajemen. Kesiapan kebijakan dilevel manajemen merupakan dasar dari pelaksanaan sistem yang akan digunakan, tanpa keputusan pengembangan sistem yang digunakan tidak akan mendapat perhatian dan pengembangan selanjutnya. Keberhasilan implementasi sistem juga akan lebih mudah dicapai dan hasil yang diharapkan dapat meningkatkan produktifitas akan lebih pasti. Apabila manajemen sudah memutuskan pengembangan sistem pastilah anggaran juga sudah dipikirkan. Anggaran untuk sistem sudah seharusnya dialokasikan selalu ada, karena sistem juga selalu berjalan dan beroperasi. Anggaran diawal mungkin sedikit lebih besar, namun apabila dibandingkan dengan manfaatnya yang merupakan sesuatu yang angka waktu habis pakainya lama (karena sangat terkait dengan kebijakan manajemen, apabila manajemennya selalu statis dan tidak ada layanan baru sistem juga tidak perlu diubah. namun hal ini merupakan ciri manajemen yang buruk apabila tidak ada update dan pengembangan disisi manajemen). Anggaran untuk sistem yang rutin dapat disimpan dan digunakan untuk pengembangan berikutnya, sehingga apabila saatnya dilakukan pengembangan sistem tidak ada kendala dari segi dana. Pada pengembangan awal, setelah desain dibuat dan disepakati bersama antara manajemen dan pengembang sistem informasi, tahapan pengembangan sistem dapat disesuaikan dengan anggaran dan kemampuan manajemen, sdm dan sebagainya. (Dengan catatan komitmen tahapan pengembangan tetap dilaksanakan agar sistem benar-benar sesuai desain yang direncanakan)
5. Desain sistem informasi terintegrasi / terpadu. Point integrasi sudah menjadi syarat utama dalam merencanakan dan membuat disain dan pengembanganya, salah satu issue utama dalam hal integrasi adalah efisiensi dan efektifitas dari sistem informasi dan kinerja manajemen yang ada.
6. Kemampuan mengelola manajemen umum (sesuai kaidah keilmuan) dan lokal. Pada akihir-akhir ini sedang tren pengembangan sistem informasi, namun hampir dilupakan faktor penentu keberhasilan implementasi sistem adalah kesesuaian dengan manajemen lokal suatu institusi. Secara bidang keilmuan mungkin sudah tercakup, namun layanan yang ada dalam suatu instansi pasti tidak dapat disama ratakan dalam hal kebijakan. nilai-nilai positif yang ada tersebut seharusnya tetap diakomodir dan terus dilestarikan demi penyempurnaan sistem yang ada.
7. Kemudahan pengembangan sistem untuk masa yang akan datang. Mengingat sistem informasi dibangun untuk penggunaan dimasa yang aka datang, seharusnya juga pengembangan-pengembangan berikutnya tetap dapat dilakukan tanpa harus membongkar ulang sistem sehingga informasi yang telah disimpan oleh sistem informasi dapat tetap dimanfaatkan.
8. Mengantisipasi ramalan trend teknologi pada masa yang akan datang. Tidak lepas dengan kesiapan sistem dalam hal manajemen, kesiapan teknologi juga menadi perhatian penting. salah satu syarat utama pengembangan adalah kepastian sistem dapat diakses melalui jaringan baik intranet maupun internet. sistem berbasis web dapat menjadi sebuah solusi.
9. Perawatan dan keberlanjutan sistem yang terencana. Perawatan sistem ini lebih terkait dengan perawatan sistem dari sisi institusi. kepastian tetap berjalannya sistem dengan baik dan monitoring serta wacana pengembanganya. sebaiknya ditugaskan sdm khusus untuk melaksanakan tugas ini.
10. Jaminan kerjasama technical support dari pengembang sistem informasi terhadap sistem dan infrastruktur TI. Mempertimbangkan efisiensi dan keterjaminan sistem sudah menadi lazim dengan bekerjasama dengan perusahaan pengembang sistem informasi. Beberapa hal yang perlu dicatat adalah pengembang tersebut dapat mengakomodir kebutuhan manajeme, sesuai dalam point-point sebelumnya. Sebaiknya pilih pengembang yang mempunyai komitment untuk dapat diajak kerjasama dalam jangka panjang, karena sistem yang dibangun tidak dapat dibuat sempurna dalam satu waktu, pasti ada pengembangan berikutnya. Pertimbangan lain sebaiknya ada tim khusus dari sisi pengguna terkait dengan pengembangan manajemen Anda, sehingga kepastian dan kepercayaan lebih terjamin. (Tentu saja garansi dan kesepakatan layanan purna jual sudah dapat disepakati) Apabila 10 hal tersebut sudah menjiwai dalam pengembangan sistem informasi, dapat diyakini implementasi akan berjalan lancar dan sistem dapat tetap digunakan tanpa batas waktu.
kreeen bro ajariiin
BalasHapus